Dalam rangka peningkatan mutu pelaksanaan program pengabdian kepada masyarakat, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Riset dan Teknologi melalui Direktorat Riset, Teknologi dan Pengabdian kepada Masyarakat (DRTPM) bekerja sama dengan Universitas Pasundan akan melaksanakan Monitoring dan Evaluasi (Monev) Pelaksanaan Program Pengabdian kepada Masyarakat di Provinsi Jawa Barat Tahun Anggaran 2024.
Berkenaan dengan hal tersebut, kami mengundang Bapak/Ibu Peserta (pada lampiran II) untuk mengikuti monev program pengabdian kepada masyarakat tahun anggaran 2024 yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Kamis, 21 November 2024
Pukul : 08.00 WIB – Selesai
Tempat : Hotel Savoy Homann Bandung
Jl. Asia Afrika No.112, Cikawao, Kec. Lengkong, Kota Bandung, Jawa Barat 40261
Bersama ini kami sampaikan hal-hal yang perlu dipersiapkan dan menjadi perhatian:
- Pelaksanaan monev tahun anggaran 2024, dilakukan secara sampling terhadap penerima pendanaan yang ditentukan oleh DRTPM sebagaimana terlampir.
- Monev secara luring terhadap penerima pendanaan Program Pengabdian kepada Masyarakat Tahap Kesatu di Provinsi Jawa Barat akan dilaksanakan dengan 2 sesi pelaksanaan yaitu presentasi dan tanya jawab pada tanggal 21 November 2024 dan Kunjungan Lapang ke lokasi mitra sasaran dilaksanakan pada 22 November 2024 (Lokasi mitra sasaran yang akan dikunjungi akan ditentukan dan diinformasikan setelah sesi presentasi dilakukan oleh seluruh peserta);
- Khusus pelaksana pendanaan Program Pengabdian kepada Masyarakat skema Pemberdayaan Berbasis Kewilayahan dan Skema Pemberdayaan Berbasis Kewirausahaan Tahap kesatu Pelaksanaan Tahun Pertama dan Tahun Kedua pada wilayah Provinsi Jawa Barat yang telah dilakukan monev secara daring sesuai dengan surat Pemberitahuan Peserta Monitoring dan Evaluasi Program Pengabdian kepada Masyarakat Pendanaan Multitahun Tahun Anggaran 2024 nomor 1080/E5/DT.06.01/2024 tanggal 22 September 2024 dapat menjadi salah satu lokasikunjungan lapang yang akan dikunjungi pada 22 November 2024. Daftar pelaksana yang akan dikunjungi akan diinformasikan kemudian.
- Peserta monev diwajibkan telah mengunggah dokumen laporan kemajuan, catatan harian, laporan penggunaan anggaran 80%, progres luaran hasil berupa artikel, publikasi media massa, video, dan bahan presentasi berbentuk powerpoint di laman BIMA.
- Perguruan tinggi wajib telah melaksanakan monev internal dan mengunggah hasil penilaian pada laman BIMA.
- Mitra pelaksanaan kegiatan dan perwakilan mahasiswa wajib dihadirkan dalam ruang zoom dan bersedia untuk dikonfirmasi atas pelaksanaan Program Pengabdian kepada Masyarakat. Untuk dapat meminimalisir gangguan pada saat pelaksanaan monev, tim pelaksana dapat menugaskan salah satu anggotanya atau mahasiswa yang terlibat untuk mendampingi mitra sasaran.
- Monev wajib dihadiri secara luring oleh ketua Tim Pelaksana dan Satu orang anggota Tim Pelaksana (Sementara anggota pelaksana lainnya, mahasiswa, mitra sasaran dan mitra pemerintah wajib hadir secara daring melalui zoom meeting yang tautan-nya akan diinformasikan kemudian).
- Apabila ketua tim tidak dapat hadir dengan alasan (sakit keras, melahirkan, keluarga inti meninggal, kebencanaan/kecelakaan), harus menyertakan surat ketidakhadiran dan penyerahan tugas kepada perwakilan anggota yang dikeluarkan oleh LPM/LPPM dan diserahkan kepada DRTPM.
- Apabila ketua dan anggota tidak hadir tanpa alasan yang jelas dan atau tidak disertai surat dari LPM/LPPM, maka dianggap tidak mengikuti monev.
- Sebagai penunjang dalam penilaian presentasi, peserta wajib menyiapkan bahan presentasi berbentuk powerpoint, video dan poster, serta dokumen lainnya yang menggambarkan lokasi dan
hasil pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat untuk ditunjukkan kepada tim penilai. Tim Penilai akan melakukan penilaian dengan melihat lokasi rencana kegiatan melalui video zoom sehingga dihimbau terdapat anggota tim peserta yang bersiap di lokasi yang akan ditunjukkan. - Pelaksanaan monev akan dibagi ke dalam beberapa kelompok sebagaimana terlampir. Dosen pelaksana pengabdian kepada masyarakat wajib mengikuti monev sesuai dengan tanggal dan
kelompok yang telah ditentukan oleh DRTPM serta tidak diperkenankan pindah kelompok/room. - Ketentuan lebih lanjut mengenai monev dapat dilihat pada Lampiran II.
- Apabila dosen yang melaksanakan program diketahui melakukan penyimpangan atau tidak melaksanakan kewajiban sesuai dengan kontrak, maka bagi dosen tersebut akan dikenai sanksi sesuai dengan yang tertuang dalam Kontrak Pendanaan Pengabdian kepada Masyarakat Tahun Anggaran 2024.
- DRTPM hanya menanggung biaya konsumsi untuk masing-masing perwakilan yang tersebut di atas selama kegiatan berlangsung. Biaya perjalanan dibebankan kepada instansi masing-masing pelaksana.
- Untuk informasi lebih lanjut dapat menghubungi narahubung DRTPM a.n. Dwiki Fatan Azizi (08996612 688).
- Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami mohon bantuan Saudara untuk menginformasikan pelaksanaan monev ini kepada dosen di Perguruan Tinggi Saudara.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima
kasih.
